Votre événement professionnel

Comment organiser un événement et le réussir ?

Les événements se présentent sous différentes formes et formats, mais les principes de base de l’organisation sont les mêmes pour tous. La clé d’un événement réussi est de s’assurer qu’il est bien planifié et qu’il répond aux besoins de votre cible.

S’entourer des bons prestataires pour votre événement d’entreprise

Une fois le site choisi et les invitations lancées, il faut sélectionner les partenaires qui vont intervenir dans votre journée d’entreprise ! Il y a bien sûr le traiteur, mais aussi selon la taille de votre évènement : les techniciens, le loueur de mobilier, le fleuriste, les hôtesses d’accueil…

Côté restauration, définissez avec votre traiteur le type de repas à mettre en œuvre. Selon le format de votre événement, le lieu et le nombre de convives, plusieurs solutions s’offrent à vous :

• La pause : en version café d’accueil, pause gourmande ou cocktail de fin de travail, elle se compose habituellement de boissons chaudes, fraîches et de mignardises ou mini sandwichs à consommer debout.
• Le repas assis : il s’agit de la formule la plus classique : un menu servi à table par une équipe de maître d’hôtel et chef de rang (soirée de gala, convention).
• Le buffet froid : à mi-chemin entre le repas assis et le cocktail dînatoire, les convives s’y servent avant d’aller déguster les mets assis.
• Le cocktail ou apéritif dînatoire : c’est la solution la plus conviviale et très appréciée des participants. Les invités y sont debout, et dégustent des bouchées apéritives, salées ou sucrées, servies sur un buffet de présentation ou par des serveurs circulant entre les convives. Le tout en mode “finger food”.

A chaque étape de la journée, les moments de pause et repas sont très attendus de vos invités ! Pour accueillir votre public, faire une pause entre deux sessions de travail ou organiser le temps du déjeuner / dîner, il vous faudra trouver un prestataire de confiance.

Pensez aussi aux besoins techniques de votre prestation !

L’organisation d’un événement demande une bonne anticipation des besoins. De la partie traiteur événementiel, en passant par la décoration et la gestion des points logisitiques, il ne faut rien omettre pour assurer la réussite de la prestation !

Voici quelques éléments à intégrer dans votre check list d’action à prévoir :

• Audiovisuel (aurez-vous des vidéos ou des présentations à projeter ? un discours à faire devant votre auditoire nécessitant un micro et une sonorisation ?)
• Mobilier spécifique afin d’aménager l’espace
• Décoration et mise en valeur des espaces
• Communication : prévoyez la création des outils nécessaires à la diffusion de votre événement (signalétique, flyer, programmes, goodies)

Si vous avez une équipe technique sur place, pensez à leur prévoir une solution de restauration avec des plateaux repas par exemple ! Ainsi, ils pourront organiser leur pause déjeuner en fonction de leur emploi du temps.

Quelles informations transmettre à votre traiteur événementiel ?

Chez Brison, en tant que traiteur événementiel à Nantes, nous organisons votre réception sur mesure, selon votre budget et thématique. Pour une étude personnalisée et adaptée à vos attentes, pensez à communiquer toutes les informations utiles :

• Nombre de convives et le public participants (majorité d’homme, de femme, etc afin d’adapter la gastronomie)
• Nom du site, les conditions d’accès et d’exploitation (mobilier disponible, cuisines équipées…)
• Type de réception (accueil café, cocktail, dîner servi à table, buffet, barbecue, etc.)
• Particularités alimentaires (nourriture végétarienne ou sans gluten, allergie)
• Besoins en boissons (alcoolisées ou non, café, etc.) 
• Budget par personne ou l’enveloppe budgétaire allouée (en HT ou TTC). Souvent, les gens n’aiment pas communiquer leur budget… Il s’agit pourtant d’un élément crucial à partager avec votre traiteur pour obtenir un devis précis. Connaître votre budget, quel qu’il soit, est indispensable pour votre prestataire de restauration afin qu’il puisse adapter le niveau de service, vous proposer des suggestions, des alternatives ou des idées originales en accord avec vos attentes.